5.1
Introducción a la Inteligencia de Negocios.
La
Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se puede definir como el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer
una cierta inteligencia o conocimiento de ellos. Dentro de la
categoría de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, ventas personales y
cualquier actividad de marketing o fuente de información relevante para la
empresa.
BI apoya a
los tomadores de decisiones con la información correcta, en el momento y lugar
correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La
información adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de
cualquier empresa.
"La tecnología de BI no es nueva, ha estado presente de varias formas por lo
menos en los últimos 20 años, comenzando por generadores de reportes y sistemas de información ejecutiva en los
80’s…" Afirma Candice Goodwin [1]. Entiéndase como sinónimos de tecnología
de BI los términos aplicaciones, soluciones o software de inteligencia de
negocios.
Tal vez le
ayude a comprender mejor el concepto por medio de un ejemplo. Una franquicia de hoteles a nivel nacional que utiliza aplicaciones
de BI para llevar un registro estadístico del porcentaje
promedio de ocupación del hotel, así como los días promedio de
estancia de cada huésped, considerando las diferencias entre temporadas. Con
esta información ellos pueden:
- calcular la
rentabilidad de cada hotel en cada
temporada del año
- determinar
quién es su segmento de mercado
- calcular la
participación de mercado de la franquicia y de cada hotel
- identificar
oportunidades y amenazas
Con BI se
puede: generar reportes globales o por secciones crear una base de datos
de clientes crear escenarios con respecto a una decisión hacer pronósticos de
ventas y devoluciones compartir información entre departamentos análisis multidimensionales
generar y procesar datos cambiar la estructura
de toma de decisiones mejorar el servicio
al cliente
Según
Kobana Abukari y Vigía Job [2], "BI
es una de las iniciativas administrativas más robustas que los administradores
inteligentes pueden emplear para ayudar a sus organizaciones
a crear más valor
para los accionistas".
BI ha
tenido mucho éxito
ya que le da una ventaja a las empresas sobre sus competidores al juntar a las
personas y a la tecnología para resolver problemas.
La siguiente es una lista de las áreas más comunes en las que las soluciones de
inteligencia de negocios son utilizadas:
Ventas: Análisis
de ventas; Detección de clientes importantes; Análisis de productos,
líneas, mercados;
Pronósticos y proyecciones.
Manufactura: Productividad
en líneas; Análisis de desperdicios; Análisis de calidad;
Rotación de inventarios
y partes críticas.
Embarques: Seguimiento de embarques;
Motivos por los cuales se pierden pedidos.
5.2 Sistemas de
Soporte a la Decisión.
El concepto de sistema de soporte a las decisiones
(DSS por sus siglas en inglés Decisión
support system) es muy amplio, debido a que hay muchos enfoques para la
toma de decisiones y debido a la extensa gama de ámbitos en los cuales se
toman. Estos sistemas de apoyo son del tipo OLAP
o de minería de datos,
que proporcionan información y soporte para tomar una decisión.
Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En
general, podemos decir que un DSS es un sistema informático utilizado para
servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La
decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los
valores de esas alternativas. El apoyo a una decisión significa ayudar a las
personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar
alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de decisión implica
el apoyo a la estimación, la evaluación y/o la comparación de alternativas. En
la práctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones
informáticas que realizan una función de apoyo.[1]
El
término sistema de apoyo a la decisión se ha utilizado de formas muy
diversas y se ha definido de diferentes maneras dependiendo del punto de vista
del autor.2
Algunas de esas definiciones son: Un DSS, en términos muy generales, es
"un sistema basado en computador que ayuda en el proceso de toma de
decisiones" (Finlay3
y otros).
En términos bastante más específicos, un DSS
es "un sistema de información basado en un computador interactivo,
flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un
problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza
datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el
propio análisis de la situación
5.2.1 Almacenes
de Datos (Data Warehouse)
En el contexto de la informática, un almacén de
datos (del inglés data warehouse) es una colección de datos
orientada a un determinado ámbito (empresa, organización, etc.), integrado, no
volátil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la
entidad en la que se utiliza. Se trata, sobre todo, de un expediente completo
de una organización, más allá de la información transaccional y operacional,
almacenado en una base de datos diseñada para favorecer el análisis y la
divulgación eficiente de datos (especialmente OLAP,
procesamiento analítico en línea).
El almacenamiento de los datos no debe usarse con datos de uso actual. Los
almacenes de datos contienen a menudo grandes cantidades de información que se
subdividen a veces en unidades lógicas más pequeñas dependiendo del subsistema
de la entidad del que procedan o para el que sea necesario.
Función de un almacén de
datos
En un almacén de datos lo que se quiere es contener datos que son
necesarios o útiles para una organización, es decir, que se utiliza como un repositorio
de datos para posteriormente transformarlos en información útil para
el usuario. Un almacén de datos debe entregar la información correcta a la
gente indicada en el momento óptimo y en el formato adecuado. El almacén de
datos da respuesta a las necesidades de usuarios expertos, utilizando Sistemas de Soporte a Decisiones
(DSS), Sistemas de información ejecutiva
(EIS) o herramientas para hacer consultas o informes. Los usuarios
finales pueden hacer fácilmente consultas sobre sus almacenes de datos sin
tocar o afectar la operación del sistema.
En el funcionamiento de un almacén de los datos son muy importantes las
siguientes ideas:
Integración de los
datos provenientes de bases de datos distribuidas por las diferentes unidades
de la organización y que con frecuencia tendrán diferentes estructuras (fuentes
heterogéneas). Se debe facilitar una descripción global y un análisis
comprensivo de toda la organización en el almacén de datos.
Separación de los
datos usados en operaciones diarias de los datos usados en el almacén de datos
para los propósitos de divulgación, de ayuda en la toma de decisiones, para el
análisis y para operaciones de control. Ambos tipos de datos no deben coincidir
en la misma base de datos, ya que obedecen a objetivos muy distintos y podrían
entorpecerse entre sí.
Periódicamente,
se importan datos al almacén de datos de los distintos sistemas de planeamiento
de recursos de la entidad (ERP) y de otros sistemas
de software relacionados con el negocio para la transformación posterior. Es
práctica común normalizar los datos antes de combinarlos en el almacén de datos
mediante herramientas de extracción, transformación y carga (ETL). Estas herramientas
leen los datos primarios (a menudo bases de datos OLTP de un negocio),
realizan el proceso de transformación al almacén de datos (filtración,
adaptación, cambios de formato, etc.) y escriben en el almacén.
5.2.2 Tableros
de control.
El tablero de control (TdeC) es una herramienta, del campo de la administración
de empresas, aplicable a cualquier organización y nivel de la misma,
cuyo objetivo y utilidad básica es diagnosticar adecuadamente una situación. Se
lo define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación
periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de su
empresa o sector apoyándose en nuevas tecnologías informáticas.
El diagnostico y monitoreo permanente de determinados indicadores e información ha sido y es la base para mantener un buen control de situación en muchas de las disciplinas de la vida. Como ejemplo de estos podemos señalar a la: medicina, basada en mediciones para el diagnostico de la salud de los pacientes, a la aviación, cuyos indicadores de tablero de control sintetiza la información del avión y del entorno para evitar sorpresas y permite a los pilotos dirigir el avión a buen puerto; el tablero de un sistema eléctrico o de una represa son otros ejemplos. En todos estos casos el Tablero permite a través del color de las luces y alarmas ser el disparador para la toma de decisiones. En todos estos ejemplos es fundamental definir los indicadores a monitorear.
La empresa como organización formal e informal es sujeta de parametrización en muchos de sus valores para facilitar el diagnostico y la toma de decisiones. Si bien hay indicadores genéricos para todas las empresas, especialmente en áreas como las económicas financieras, cada empresa o sector requiere definiciones a medida de sus propios parámetros y definir quién y cómo va a monitorear esa información.
El Tablero de Control nace al no existir una metodología clara para enseñar a los directivos a organizar y configurar la información. En un campo en que las ciencias empresariales han podido evolucionar notoriamente dada la revolución de la información generada a finales del siglo XX. Es necesario generar metodologías gerenciales para que las empresas no se basen sólo en su intuición y conocimientos de cada directivo o por la sola inteligencia existente en herramientas informáticas.
El diagnostico y monitoreo permanente de determinados indicadores e información ha sido y es la base para mantener un buen control de situación en muchas de las disciplinas de la vida. Como ejemplo de estos podemos señalar a la: medicina, basada en mediciones para el diagnostico de la salud de los pacientes, a la aviación, cuyos indicadores de tablero de control sintetiza la información del avión y del entorno para evitar sorpresas y permite a los pilotos dirigir el avión a buen puerto; el tablero de un sistema eléctrico o de una represa son otros ejemplos. En todos estos casos el Tablero permite a través del color de las luces y alarmas ser el disparador para la toma de decisiones. En todos estos ejemplos es fundamental definir los indicadores a monitorear.
La empresa como organización formal e informal es sujeta de parametrización en muchos de sus valores para facilitar el diagnostico y la toma de decisiones. Si bien hay indicadores genéricos para todas las empresas, especialmente en áreas como las económicas financieras, cada empresa o sector requiere definiciones a medida de sus propios parámetros y definir quién y cómo va a monitorear esa información.
El Tablero de Control nace al no existir una metodología clara para enseñar a los directivos a organizar y configurar la información. En un campo en que las ciencias empresariales han podido evolucionar notoriamente dada la revolución de la información generada a finales del siglo XX. Es necesario generar metodologías gerenciales para que las empresas no se basen sólo en su intuición y conocimientos de cada directivo o por la sola inteligencia existente en herramientas informáticas.
Tipos de tableros
A partir de la experiencia de
implementación y de las diferentes necesidades de las empresas me he encontrado
con la posibilidad de implementar cuatros tipos genéricos de Tableros:
Tablero de Control Operativo: Es aquel
que permite hacer un seguimiento, al menos diario, del estado de situación de
un sector o proceso de la empresa, para poder tomar a tiempo las medidas
correctivas necesarias. El Tablero debe proveer la información que se necesita
para entrar en acción y tomar decisiones operativas en áreas como las finanzas,
compras, ventas, precios, producción, logística, etc.
Tablero de Control Directivo: Es aquel
que permite monitorear los resultados de la empresa en su conjunto y de los
diferentes temas claves en que se puede segmentarse. Está más orientado al
seguimiento de indicadores de los resultados internos de la empresa en su
conjunto y en el corto plazo. Su monitoreo es de aproximadamente cada mes.
Puede incluir indicadores de todos los sectores para los directivos claves o
sectorizado para un directivo.
Tablero de Control Estratégico: Nos
brinda la información interna y externa necesaria para conocer la situación y
evitar llevarnos sorpresas desagradables importantes respecto al
posicionamiento estratégico y a largo plazo de la empresa.
Tablero de Control Integral:
Información relevantes para que la alta dirección de una empresa pueda conocer
la situación integral de su empresa. Engloba a las tres perspectivas anteriores
5.2.3 Consultas y reportes personalizados.
Consulta: Aunque las herramientas de inteligencia del negocio,
los reportes estándar, las planillas de cálculo y las herramientas de consulta
de SQL todos tienen su lugar importante dentro de una organización, muchos
usuarios aún enfrentan brechas de funcionalidad con estas herramientas en tres
áreas claves:
Las necesidades de reporte y análisis involucran
sistemas heredados y otros datos que no están en warehouses
La aplicación no soporta los análisis deseados y
volúmenes de datos
Se
requieren significativos recursos de TI y preparación para soportar nuevas
consultas a los datos
5.3 Aplicaciones.
Las organizaciones se ven abocadas a moverse rápidamente bajo los efectos
de la globalización de las empresas, de los mercados y las tecnologías, pero
¿que tan preparadas están para emprender estos retos? En el transcurso de su
existencia las organizaciones han recopilado gran cantidad de información, el
como gestione y maneje esa información determina que dicha organización
sobreviva en un medio competitivo como el actual.
La explotación inteligente de la
información, su conversión en conocimientos es posiblemente la única fuente de
competitividad sostenible, las organizaciones así lo están entendiendo, por
esto buscan medio para hacer de la información disponible un medio para
incrementar su eficiencia, para estimular la innovación, para fundamentar la
toma de decisiones y para elevar la eficacia y posición competitiva. Es aquí
donde se hace indispensable contar con instrumentos tecnológicos y
organizacionales que apoyen la toma de decisiones, posibilitando que ésta se
efectúe más sobre análisis que sean objetivos y estén suficientemente
sustentados. Como respuesta a estas nuevas condiciones del mercado, ahora con
alcance mundial por la globalización de las economías, se han desatado La
inteligencia de negocios con una enorme avalancha de teorías, metodologías,
técnicas y modelos, que se unen al gran desarrollo y evolución permanente de la
teleinformática.
FUENTES DE INFORMACION
http://www.monografias.com/trabajos14/bi/bi.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_soporte_a_decisiones
http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n_de_datos
http://es.wikipedia.org/wiki/Tablero_de_control
http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Reportes_o_Consultas
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